Zamknij

Zbyt dużo obowiązków służbowych. Jak porozmawiać o tym z szefem?

30.04.2021
Aktualizacja: 30.04.2021 16:31
Jak rozmawiać z szefem o obowiązkach służbowych?
fot. Shutterstock

Wiele osób czuje, że ma zbyt dużo obowiązków służbowych, ale nie wie, co ma zrobić, by tę sytuację zmienić. Dowiedz się, jak rozmawiać z szefem, by odnieść w tej kwestii sukces. Doradza Joanna Joko Korczakowska, certyfikowany coach, doradca osobisty.

Wiele osób pracuje ciężej i dłużej niż wynikałoby to z ustaleń z pracodawcą. Bywało tak przed pandemią, ale szczególnie odczuwalne jest to w czasie pandemii koronawirusa SARS-CoV-2. Zdalna lub hybrydowa praca wymusiły zmianę sposobu komunikowania się, a także konieczność przeorganizowania nie tylko spraw służbowych, życia rodzinnego, ale także mieszkania, by pełniło ono funkcje tymczasowego biura. To wszystko sprawiło, że granica pomiędzy życiem zawodowym a rodzinnym niebezpiecznie zatarła się.

Nic dziwnego, że czujemy się zmęczeni, przepracowani, przeciążeni obowiązkami. Co – w dłuższej perspektywie czasu – będzie miało swoje konsekwencje w postaci rosnącego stresu, ciągłego zmęczenia, zmiany funkcjonowania organizmu na ciągły alert, niekorzystną zmianę biochemii ciała. W takiej sytuacji nasza kreatywność spada, efektywność w pracy też, i nie służy to nikomu, ani firmie, ani szefowi i – co najważniejsze – nam.

Mając świadomość, że w dłuższej perspektywie jest to sytuacja przegrany – przegrany, czas na przejście do zmiany sytuacji na wygrany – wygrany. Jeśli już czujesz wyżej wymienione konsekwencje na własnej skórze, to prawdę mówiąc, jest to ostatni dzwonek na ratunek i pokojowe rozwiązania.

Wbrew pozorom to, w jakim kierunku zostaną wprowadzone zmiany, nie zależy tylko od szefa, pandemii, czy  innych warunków zewnętrznych. W dużej mierze zależy od nas, naszej postawy, a w zasadzie od umiejętności spojrzenia na sytuację w szerszej perspektywie. Co trzeba zrobić?

Zmień sposób myślenia z "nie" na "tak"

Zwykle, gdy szef zleca nam zbyt dużo zadań, zaleca się asertywną postawę polegającą na odwadze mówienia "nie". Moim zdaniem jednak lepsza jest komunikacja na "tak". Zacznij od remanentu swoich zadań (tych większych) zleconych przez szefa. To pomoże mu podjąć odpowiednią decyzję. Tak, dobrze czytasz. To nie ty masz decyzję do podjęcia, tylko Twój szef.

Wybierz jedno lub dwa ważne zadania. Nie więcej, bo nie jest celem zarzucenie szefa informacją o wszystkich twoich obowiązkach zawodowych. Gdy szef zleci ci nowe zadanie, odpowiedz, że z chęcią to zrobisz, a następnie poproś szefa, aby wskazał, które z wcześniej zleconych zadań:

  • masz przestać wykonywać, lub
  • komu masz je przekazać.

Podkreśl, że wymagają one czasu na realizację, który jest już maksymalnie zajęty. Szef naprawdę może nie pamiętać, jakie prace zlecił wcześniej i to jest właściwy moment, by mu o tym przypomnieć.

Ważne!

Nie proponuj przesunięcia czasu realizacji tych zadań, bo przecież chcesz zmniejszenia liczby obowiązków, a nie ich zwiększenia. Niczego nie proponuj, nie tłumacz się, wytrwaj w ciszy. Po prostu daj szefowi czas na zastanowienie się.

Być może szef zacznie zadawać Ci dodatkowe pytania. Może zapytać, co z Twojego punktu widzenia jest priorytetowe, gdzie potrzebujesz wsparcia. Gdy uzyska wszystkie potrzebne informacje, pewnie podejmie decyzję o zawieszeniu jakiegoś zadania bądź przekazanie go komuś innemu. A może w ogóle uzna, że jest ono nieaktualne.

Na czym polega sytuacja wygrany – wygrany?

Jeśli nie zadasz pytania, z których ze zleconych zadań masz zrezygnować ze względu na i tak napięty grafik, to szef nawykowo, pomyśli, że przyjmiesz to zlecenie, bo zawsze to robisz. Zdarza się, że szef, wpadnie na jakiś pomysł i bez namysłu, zleci wykonanie go komuś z zespołu. Szef jest też człowiekiem i czasem odpowiednimi pytaniami, trzeba mu pomóc przeanalizować zasadność działań, pomysłów, ułożyć w głowie priorytety. To jest właśnie ta sytuacja wygrany – wygrany. Co na niej zyskujesz?

  1.  Stajesz się świadomy siebie, własnych potrzeb i ograniczeń.
  2.  Zadajesz pytanie otwierające nową perspektywę dla Ciebie i Twojego szefa.
  3.  Masz większy szacunek samego do siebie i prawdopodobnie Twojego szefa do Ciebie.
  4.  Pomagasz przemyśleć priorytety, zasoby i zasadność działań Twojemu szefowi.
  5.  Dajesz informację, że jesteś otwarty.
  6.  Nie odmawiasz, tylko chcesz wykonać przeanalizowaną decyzję szefa.
  7.  Przypominasz o innych ważnych zadaniach zleconych przez szefa, żeby mógł zaktualizować potrzeby swoje, firmy.
  8.  Szanujesz swój czas, zdrowie, życie, a to przekłada się na wysoką jakość Twojej pracy.  

Co zrobić, gdy dotychczasowe działania nas przytłoczyły?

Jeśli nie masz żadnych nowych zadań, ale stare cię przytłaczają, też porozmawiaj o tym z szefem. Podczas rozmowy powiedz, że mając na względzie określony czas wykonywania pracy i chęć dostarczania najwyższej jakości pracy, chcesz ustalić priorytety. Zrób inwentaryzację zadań z szacowanym czasem ich wykonywania. To pomoże szefowi przyjrzeć się zakresowi twoich prac i być może odciążenia cię. Pamiętaj, aby przygotować się do rozmowy, przygotować mocne argumenty. Nie proś, nie tłumacz, daj szefowi do namysłu.

Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz porozmawiać o jakiejś konkretnej sytuacji, napisz do mnie (Joanna Joko Korczakowska). Postaram się odpowiedzieć na nie w kolejnym artykule.